ビジネス英語

【保存版】ビジネスメールの書き方

海外とやり取りがある会社で働いている方は、英語でビジネスメールを書く機会があると思います。いざ書くとなると何から書いたらいいかわからなくなりませんか?

本記事を最後まで読むと、迷いなくメールを書けるようになりますので、ぜひ最後までご覧ください!

件名と宛名で返信率が変わる

件名が分かりにくいとメールを開いてもらえない可能性があり、それに伴い返信してもらえる可能性も低くなります。

また、宛名は担当者が分かっている限りは必ず指名するようにしましょう。

件名

件名は簡潔に内容を伝えることが重要です。また、それぞれの単語の頭文字を大文字にする必要があります。(接続詞、冠詞、前置詞は基本的に小文字)

例:

お礼 Thank You for ~~

依頼 Requesting for ~~

確認 Confirmation of ~~

通知 Notification of ~~

質問 Question Regarding ~~

外国の方は返信が遅いことがあるので、すぐに返信が欲しい場合は、”Urgent”や”Important”と入れるのをオススメします。

宛名

宛名は英語のメールでも必須です。必ず入れるようにしましょう。

例:

ご担当者様:To Whom it May Concern,

○○様①:Dear (ファーストネーム),

○○様②:Dear (タイトル+苗字),

○○様③:Dear (ファーストネーム+苗字),

最後の”,(カンマ)”を忘れないように注意

定型文を使って時短しよう

日本語のメールと同じように、英語のビジネスメールにもお決まりの文章がいくつかあります。覚えてしまって効率化を図りましょう。

書き出し

「お世話になっております」にあてはまる”I hope this message finds you well.”は必須と言っても過言ではありません。その後に、どういう目的でメールを送ったのかを書くとベター。

締めの一文

ビジネスで使用できるフォーマルなものをいくつかご紹介します。

お返事お待ちしております:

I’am looking forward to hearing back from you.

I will be waiting for your email.

I hope to hear from you soon.

今後ともよろしくお願いします:

Thank you for your continued support.

We are honred to be able to work with you.

ご不明点等ございましたらご連絡ください:

Please feel free to contact me if you have any questions.

Should you have any questions, please feel free to contact me.

結びの言葉

英語のメールには、名前の前に結びの言葉が必要です。ビジネスでも使えるフォーマルなものをいくつかご紹介します。

Sincerel,

Best regards,

Kind regards,

メール全体の例文

メールの構造を大まかに把握していただければと思います。

Title: Thank You for the Information

Dear Michael,

I hope this email finds you mail.

I am sending this email to thank you for letting us know about the information.

We will take advantage of it to reach a conclusion.

Thank you very much for you continued support.

Sincrely,

Tinkerbell

訳:

件名:ご連絡ありがとうございます

マイケル様

お世話になっております。

情報をご提供いただきありがとうございます。結論を出すのに有効活用させていただきます。

今後ともよろしくお願いします。

ティンカーベル

まとめ

いかがでしたか?

上記でご説明した例文を使ってメールを送れば、失礼にあたることはありません。

ビジネスメールは慣れてしまえば簡単でので、たくさん送って慣れていきましょう!

それでは;)

ABOUT ME
ティンク
英語力(資格:TOEIC950点、英検準一級)やイギリスへの留学経験、海外旅行好きを活かして役立つ情報を発信中!興味のある方は是非目を通してみてください:)